home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Educational Software Cooperative 4 / Educational Software Cooperative 4.iso / g7ac21 / readme.a21 < prev    next >
Text File  |  1996-04-23  |  4KB  |  89 lines
  1.  
  2. Synergistic Consultants, Incorporated
  3. Post Office Box 18888
  4. Huntsville, AL 35804-8888
  5. 1-800-828-8384
  6.  
  7. Accountant Module Version 2.1:
  8.  
  9. Integrated into the Calendar function of the GEN7 DeskTop 
  10. environment is the Accounting module.  This module is designed
  11. to handle up to 4 separate accounts and handles the following
  12. transaction types:
  13.  
  14.         1) Automatic Credit (posts auto deposit checks).
  15.         2) Automatic Debt (posts auto debts).        
  16.         3) Manual Credit for other types of payments and
  17.            deposits.
  18.         4) Manual Debt for personal or business checks.
  19.  
  20. The manual debts and credits allow a check number.  All 
  21. transactions have a memo, recepient and amount fields.
  22. A grace period before and after the transaction may be
  23. specified for the calendar function to begin and stop 
  24. alerting the user of the transaction's specified post 
  25. date.  A music or bell type alarm may be designated to 
  26. accompany the transaction when it is displayed on entry 
  27. to GEN7.  An option is provided so the Accountant may be 
  28. started from an AUTOEXEC file to check the accounts in 
  29. the GEN7.CAL file generated by GEN7, and remind the user 
  30. every time the computer starts.  A selection off of the 
  31. main menu allows account balances to be updated (Desktop 
  32. F6, then Calendar/Music, then Reconcile Acount).  When 
  33. a debt or credit is shown, the color of the words: Manual 
  34. or Auto and Credit or Debt indicates the active status of 
  35. the transaction.  A red color indicates the transaction 
  36. has not been posted yet.  A green color indicates that 
  37. the transaction has been posted.  A cyan color means 
  38. that the transaction has been posted, and this record is 
  39. a repeating template for the transaction (repeating 
  40. transactions are stored once, the posted transactions 
  41. are copied at post time).  One memo file is generated 
  42. for each month scanned through in GEN7.  The file names 
  43. are made of the month and year (GEN7MMYY.CAL).  One 
  44. repeating transaction file is made (GEN7REPT.CAL) that 
  45. contains all repeating records and the account balances.  
  46. Take caution in specifying grace periods.  Grace periods 
  47. that overlap from one repeating date to another may show 
  48. transactions as posted, that have not been.  Up to 30 
  49. transactions are allowed per month unless the /cxx option 
  50. is specified at runtime.  The xx is the maximum number of 
  51. memos to allow.  The modify feature can change a non 
  52. repeating transaction into a repeating transaction, if the 
  53. switch Monthly or BiWeekly or Weekly are set before 
  54. modification.  All fields must be modified in this mode,
  55. the speaker beeps until it is so.  Note that to minimize 
  56. the amount of internal bookkeeping, a transaction that was 
  57. not posted within the grace period will show as inactive 
  58. (Black color) out of the grace period (not Pending or Red 
  59. color).  Posted transactions will show always green on the 
  60. day they were due, but if they are repeating transactions, 
  61. the repeating template will show also.  To tell whether an 
  62. old repeatingtransaction has been posted, check to see if 
  63. two transactions show up on the needed post date (one the
  64. repeating template, and one the green posted transaction).
  65. The repeating templates show up as Repeating posted (Cyan 
  66. color), in all months, even though it may not have been 
  67. posted in that month.  This reflects the status of the 
  68. transaction closest to the current date.  An old 
  69. non-repeating transaction will either be inactive (Black 
  70. color) or Posted (Green color).  Please be aware that
  71. any transaction out of the grace period ('x' number of
  72. days before and after the due date), will not alarm
  73. at startup, and the status will be inactive (Black
  74. color).  In other words, a bill you did not post will 
  75. not nag you constantly until posted.
  76.  
  77. These modules may be integrated into one after registration (one
  78. copy of GEN7 can be used to use either the tutors or the accounting).
  79.  
  80. To run the Desktop and Accountant, type:
  81.  
  82.         G7
  83.  
  84. Songs and some data were generated with PC-HyperText Architect.
  85.  
  86. Have fun and enjoy this software!
  87.  
  88.  
  89.